WIR UNTERSTÜTZEN IHREN RECHNUNGSWORKLFOW ZU 100%
Rechnungseingang
Rechnungsaufbereitung
Digitalisierung
Datenerfassung und Verifizierung
Rechnungen verbuchen
Rechnungen nachbereiten
PORTFOLIO
Rechnungseingang
- Postfach in unserer Nähe
- Tägliche Abholung der Rechnungen bei Ihnen vor Ort
- Entgegennahme von durch Sie eigenständig gescannten Belegen
- Entgegennahme von PDF-Rechnungen
- Entgegennahme von elektronischen Lieferantenrechnungen (EDI, ZUGFeRD)
Rechnungsaufbereitung
- Öffnen der Kuverts und Entnahme der Papierbelege
- Entfernen von Büro- und Heftklammern
- Glätten der Dokumente
- Aufkleben von Kleinstbelegen
- Einfügen von Dokumenten- und Anlagentrennblättern
Digitalisierung
- Digitalisierung Ihrer Rechnungen mittels Hochleistungsscanner, welche ein höheres tägliches Scanvolumen problemlos umsetzen können
- Bestmögliche Qualität der gescannten Belege durch VirtualReScan (VRS)
- 100% Sichtkontrolle: Alle gescannten Seiten werden durch geschultes Personal überprüft (Ausrichtung, Seitenstand, Vollzähligkeit)
Datenerfassung und Verifizierung
- Erkennungsrate von bis zu 100%
- Automatische Extraktion und Plausibilitätsprüfung der buchungsrelevanten Information
- Manuelle Prüfung der ausgelesenen Informationen gegen das Rechnungsbild und bereitgestellte Stammdaten durch hochqualifiziertes Personal
- Optional: Validierung der Bestellinformationen auf dem Beleg gegen die Bestellinformationen Ihres ERP (offline oder online)
- Optional: Erfassen von E-Mail-Kontakten, Kostenstellen oder anderen Informationen, die eine automatische Weiterleitung an entsprechende Rechnungsprüfer und Freigeber ermöglichen
- Optional: Prüfung gemäß § 14 UStG
Rechnungen verbuchen
- Verbuchen der Eingangsrechnungen im Kundensystem nach definierten Kontierungsregeln
- Weiterleitung von Rechnungen, die von autorisierten Personen freigegeben werden müssen
- Ausnahme- und Fehlerbehandlung
- Weiterleitung von fehlerhaften Rechnungen oder Rechnungen mit Mengen- und/oder Preisabweichungen zur Klärung
- Überwachung von Termineinhaltungen mit nachhaltiger Erinnerungsfunktion
- Überwachung von Zahlungszielen zur Einhaltung von Skonto-Fristen oder Vermeidung von aufwendigen Mahnprozessen
Rechnungen nachbereiten
- Rechnungen können von uns an den Kunden zurückgesendet werden
- Physikalische Archivierung der Rechnungen bei uns vor Ort möglich
- Anschließende Vernichtung der Rechnung nach Freigabe und gemäß Bundesdatenschutzgesetzt (BDSG) bei Bedarf