WIR UNTERSTÜTZEN IHREN RECHNUNGSWORKLFOW ZU 100%

Rechnungseingang
Rechnungsaufbereitung
Digitalisierung
Datenerfassung und Verifizierung
Rechnungen verbuchen
Rechnungen nachbereiten

PORTFOLIO

  • Rechnungseingang

    • Postfach in unserer Nähe
    • Tägliche Abholung der Rechnungen bei Ihnen vor Ort
    • Entgegennahme von durch Sie eigenständig gescannten Belegen
    • Entgegennahme von PDF-Rechnungen
    • Entgegennahme von elektronischen Lieferantenrechnungen (EDI, ZUGFeRD)

  • Rechnungsaufbereitung

    • Öffnen der Kuverts und Entnahme der Papierbelege
    • Entfernen von Büro- und Heftklammern
    • Glätten der Dokumente
    • Aufkleben von Kleinstbelegen
    • Einfügen von Dokumenten- und Anlagentrennblättern

  • Digitalisierung

    • Digitalisierung Ihrer Rechnungen mittels Hochleistungsscanner, welche ein höheres tägliches Scanvolumen problemlos umsetzen können
    • Bestmögliche Qualität der gescannten Belege durch VirtualReScan (VRS)
    • 100% Sichtkontrolle: Alle gescannten Seiten werden durch geschultes Personal überprüft (Ausrichtung, Seitenstand, Vollzähligkeit)

  • Datenerfassung und Verifizierung

    • Erkennungsrate von bis zu 100%
    • Automatische Extraktion und Plausibilitätsprüfung der buchungsrelevanten Information
    • Manuelle Prüfung der ausgelesenen Informationen gegen das Rechnungsbild und bereitgestellte Stammdaten durch hochqualifiziertes Personal
    • Optional: Validierung der Bestellinformationen auf dem Beleg gegen die Bestellinformationen Ihres ERP (offline oder online)
    • Optional: Erfassen von E-Mail-Kontakten, Kostenstellen oder anderen Informationen, die eine automatische Weiterleitung an entsprechende Rechnungsprüfer und Freigeber ermöglichen
    • Optional: Prüfung gemäß § 14 UStG

  • Rechnungen verbuchen

    • Verbuchen der Eingangsrechnungen im Kundensystem nach definierten Kontierungsregeln
    • Weiterleitung von Rechnungen, die von autorisierten Personen freigegeben werden müssen
    • Ausnahme- und Fehlerbehandlung
      • Weiterleitung von fehlerhaften Rechnungen oder Rechnungen mit Mengen- und/oder Preisabweichungen zur Klärung
      • Überwachung von Termineinhaltungen mit nachhaltiger Erinnerungsfunktion
    • Überwachung von Zahlungszielen zur Einhaltung von Skonto-Fristen oder Vermeidung von aufwendigen Mahnprozessen

  • Rechnungen nachbereiten

    • Rechnungen können von uns an den Kunden zurückgesendet werden
    • Physikalische Archivierung der Rechnungen bei uns vor Ort möglich
    • Anschließende Vernichtung der Rechnung nach Freigabe und gemäß Bundesdatenschutzgesetzt (BDSG) bei Bedarf